VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊ BÁN HÀNG

Là Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợ của từng khách hàng. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính.

Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý.

QUẢN TRỊ BÁN HÀNG đã được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu đó.

I. Đối tượng sử dụng chương trình: Đây là chương trình máy vi tính giúp quản lý kho hàng và tình hình công nợ của:
+Doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ
+Các doanh nghiệp làm đại lý bán hàng
+Các doanh nghiệp làm Nhà phân phối hàng hóa.

II. Yêu cầu đối với người sử dụng chương trình: Chương trình không đòi hỏi người sử dụng phải biết các khái niệm chuyên sâu của nghiệp vụ Kế toán.

Chương trình có 2 đặc điểm nổi bật là:

1.Giao diện chương trình được Việt hóa toàn bộ: xuất phát từ thực tế hiện nay hầu hết các chương trình trên máy vi tính đều bằng tiếng nước ngoài gây khó khăn cho người sử dụng thông thường, nên chương trình Quản trị bán hàng đã được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt, có phần hướng dẫn trực tiếp bằng tiếng Việt trên máy tính, làm cho chương trình rất dễ sử dụng, không đòi hỏi người sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng chương trình.

2.Chương trình được thiết kế theo định hướng: các công việc ghi sổ sách, chứng từ và theo dõi, tổng hợp số liệu bằng tay và trí nhớ nay thay bằng máy tính, người sử dụng chỉ cần nhập vào các chi tiết chứng từ phát sinh và yêu cầu thông tin cần nhận, chương trình sẽ tự động cập nhật, tính tóan và đưa ra báo cáo kết quả, không đòi hỏi người sử dụng phải khai báo từng tài khỏan hạch tóan cho mỗi chứng từ phát sinh.

Về cấu hình của máy vi tính, chương trình yêu cầu cấu hình tối thiểu sau đây:

Bộ vi xử lý từ Pentium III 450 trở lên

Bộ nhớ RAM tối thiểu: 128 Mb

Đĩa cứng còn trống ít nhất 20Mb

Đã được cài đặt Windows (9x, XP) hoặc Windows 7

III. Các chức năng của chương trình:
Chương trình Quản trị bán hàng (dưới đây ghi tắt là QTBH) có các chức năng chính sau đây:

1.Quản lý kho hàng: bao gồm tình hình nhập, xuất, tồn kho (về số lượng và giá trị)

2.Quản lý công nợ: bao gồm tình hình công nợ với nhà cung cấp và khách mua hàng của đơn vị (chi tiết thanh toán và số dư công nợ)

3.Quản lý chi phí: bao gồm các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

4.Quản lý doanh thu: bao gồm doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của đơn vị

Chương trình cho phép đăng ký các số liệu phát sinh từ các hoạt động trên, trên cơ sở đó sẽ cung cấp cho người sử dụng các số liệu tổng hợp và phân tích của từng hoạt động.

Cụ thể, chương trình sẽ cung cấp các số liệu tổng hợp và phân tích sau đây:

Về quản lý kho hàng:

1.Tình hình xuất, nhập, tồn kho từng mặt hàng, quản lý theo từng Kho hàng phân biệt

2.Tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, lập thẻ kho từng mặt hàng

3.Tình hình tiêu thụ hàng của từng nhà cung cấp

4.Tình hình mua hàng của từng khách hàng

Tất cả các số liệu trên đều được tính toán và thể hiện trên cả hai mặt: số lượng và giá trị tại 1 thời điểm bất kỳ hoặc 1 thời khoảng bất kỳ (từ ngày … đến ngày …) do người sử dụng ấn định.

5.Quản lý Giá vốn hàng hóa. Có thể tùy chọn phương pháp hạch toan giá vốn theo FIFO, LIFO hoặc Bình quân gia quyền.
Cho in Bảng kê chi tiết biến động giá vốn theo từng chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ

6.Lập và theo dõi tiến độ thực hiện đơn đặt hàng của Khách hàng

Về quản lý công nợ:

1.Số dư công nợ của từng khách hàng (bao gồm Nợ phải thu và Nợ phải trả)

2.Chi tiết thanh toán công nợ

3.Bảng tổng hợp công nợ chung (bao gồm Nợ phải thu và Nợ phải trả)

Về quản lý chi phí và Doanh thu:

1.Bảng tổng hợp và phân tích doanh thu, chi phí trong kỳ theo từng mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng, khách hàng

2.Báo cáo kết quả kinh doanh

Ngoài ra chương trình còn cho in các loại báo biểu sau:

1.Hóa đơn bán hàng, với trên 20 mẫu hóa đơn trình bày cho nhiều trường hợp áp dụng từ đơn giảnđến phức tạp

2.Chứng từ thu, chi, thanh toán công nợ

3.Danh sách khách hàng, Danh mục hàng hóa

4.Sổ Quỹ tiền mặt

Chức năng bảo mật của chương trình:

1.Nhằm bảo đảm bí mật và an toàn về số liệu kinh doanh của doanh nghiệp, chương trình có chức năng bảo mật nghiêm ngặt, người sử dụng chương trình được ấn định mã khóa sử dụng, khi cần thiết người sử dụng có thể tùy ý thay đổi mã khóa này. Như vậy, chỉ những ai có mã khóa mới sử dụng được chương trình và đọc được các số liệu do chương trình cung cấp.
Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên sử dụng chương trình, chương trình cho phép chủ doanh nghiệp cấp mã khóa cho từng nhân viên đồng thời quy định cho từng nhân viên được phép cập nhật hoặc đọc được những số liệu nào từ chương trình. Khi cần thiết, chủ doanh nghiệp có thể hủy bỏ quyền sử dụng chương trình của một nhân viên xác định, khi đó mã khóa của nhân viên đó không còn hiệu lực khởi động được chương trình nữa.

2.Chương trình tự động cho chép lưu dữ liệu của mỗi phiên làm việc để đề phòng sự cố làm mất dữ liệu

Ngoài ra, chương trình còn có chức năng hỗ trợ nhập dữ liệu bao gồm các tiện ích: nhập từ tắt, hệ thống các phím tắt (để gọi nhanh các lệnh thông dụng) nhằm giúp cho người sử dụng nhập dữ liệu nhanh và chính xác.

Chương trình có thể cài đặt trên mạng máy tính cục bộ của doanh nghiệp (mạng LAN), giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý dữ liệu thống nhất và nhanh chóng có được các số liệu tổng hợp và phân tích thống nhất, chính xác về tình hình mua-bán hàng hóa của doanh nghiệp.

Địa chỉ Tác giả:

Lê Hồng Đức

10/6A Bảo Vinh A, Bảo Vinh

Thị xã Long Khánh, Tỉnh Đồng Nai

ĐT: 061.3.792.111 – 0913.941.144

Email: hduc@hcm.vnn.vn,
lhongduc@gmail.com

quantribanhang@gmail.com